Hausverwaltung - Rechte und Pflichten

Sowohl Wohnungseigentümer_innen als auch Mieter_innen kennen sie – die Hausverwaltung. Sei es durch die Einberufung zur Eigentümer_innen-Versammlung, als Anlaufstelle, wenn die Nachbarn mal wieder Sachen am Gang abstellen oder aufgrund einer der anderen vielen Aufgaben, die sie erfüllt. Doch welche Rechte hat diese Interessensvertretung und wo hören ihre Pflichten auf?

(im Folgenden werden die Begriffe Verwalter_in und Hausverwaltung sowie Wohnungseigentümer_in und Hauseigentümer_in synonym verwendet)

Wie kommt man zu einer Hausverwaltung?

Als Verwalter_in kann eine natürliche oder juristische Person bestellt werden; entweder von der Mehrheit der Wohnungseigentümer_innen nach Anteilen oder vom Eigentümer/von der Eigentümerin bei Mietobjekten.

Wenn keine Mehrheit erzielt wird, kann ein_e Einzelne_r über einen Antrag an das Bezirksgericht die Verwaltung bestellen. Mit Bevollmächtigung wird diese zur Stellvertretung der Gemeinschaft oder des Eigentümers/der Eigentümerin.

Wie lange ist die Hausverwaltung tätig?

Das hängt vom jeweiligen Vertrag ab, der mit der Hausverwaltung geschlossen wurde.

Wurde die Verwaltung auf unbestimmte Zeit bestellt, können beide Seiten den Vertrag zum Ende jeder Abrechnungsperiode kündigen. Dies gilt auch, wenn die Hausverwaltung für eine bestimmte Zeit (länger als drei Jahre) bestellt wurde. Wird ein auf bestimmte Zeit geschlossener Verwaltungsvertrag nach Ablauf der Vertragsdauer stillschweigend verlängert, so gilt dies als Verlängerung auf unbestimmte Zeit.

Für die Vertragsauflösung müssen keine Gründe angeführt werden. Voraussetzung ist das Einverständnis der Mehrheit der Eigentümer_innen. Da die Kündigungsfrist sechs Monate beträgt und nur zum Jahresende gewechselt werden kann, muss die Kündigung im Juni erfolgen; am besten in Form eines eingeschriebenen Briefes oder im Rahmen einer Hausversammlung mit Zeug_innen.

Darüber hinaus kann der Verwaltungsvertrag jederzeit aus wichtigen Gründen von der Eigentümer_innen-Gemeinschaft gekündigt oder bei grober Verletzung der Pflichten der Verwaltung vom Gericht aufgelöst werden.

Wenn eine Hausverwaltung ihre Pflichten grob verletzt, kann die Eigentümer_innen-Gemeinschaft - neben allfälligen Schadenersatzansprüchen - auch eine Herabsetzung des mit der Verwaltung vereinbarten Entgelts verlangen.

Das Kündigen ist kaum möglich, wenn es sich bei der Hausverwaltung gleichzeitig um eine Immobilientreuhand handelt. Sie umfasst die Arbeiten von Immobilienmakler_innen, der Immobilienverwaltung und des Bauträgers, d.h. alle Leistungen stammen aus einer Hand.

Wird ein Verwaltungsvertrag beendet, muss die bisherige Verwaltung sofort eine Abrechnung der Rücklage erstellen und den Überschuss an die neue Verwaltung ausfolgen.

Egal ob Miete oder Eigentum – die Aufgaben der Hausverwaltung sind weitestgehend ident.

Welche Aufgaben hat die Hausverwaltung?

Bei Eigentumswohnungen:
Die Aufgaben der Verwaltung sind nicht variabel, sondern gesetzlich im österreichischen Wohnungseigentumsgesetz verankert. Bei Wohnungseigentumsobjekten vertritt die Verwaltung die Eigentümer_innen-Gemeinschaft unbeschränkt nach außen, dazu kann sie berufsmäßige Parteienvertreter_innen, wie Rechtsanwält_innen oder Notar_innen bestellen. Sie vertritt die Eigentümer_innen-Gemeinschaft vor Gericht und vor Behörden und kann in allen mit der Liegenschaft zusammenhängenden Angelegenheiten Grundbuchsgesuche einbringen.

Zur Interessensvertretung gehören die Abrechnung der Betriebskosten und das Erstellen von Rücklagen sowie die Verrechnung der Heizkosten und Warmwasserkosten. Die Abrechnung muss spätestens sechs Monate nach Ablauf des Kalenderjahres allen Eigentümer_innen schriftlich übermittelt werden. In dieser Abrechnung müssen sämtliche Einnahmen und Ausgaben, die für die Eigentümer_innen-Gemeinschaft erfolgten, aufgegliedert sein. Beinhaltet sein muss eine Abrechnung der Rücklagen sowie eine Betriebskostenabrechnung.  Ergibt sich aus der Abrechnung der Betriebskosten für eine_n Wohnungseigentümer_in ein Überschuss, wird dieser Betrag auf künftige Vorauszahlungen gutgeschrieben. Ergibt sich eine Nachzahlung, muss diese innerhalb von zwei Monaten ab Rechnungslegung bezahlt werden. Anderslautende Vereinbarungen oder Beschlüsse sind möglich.

Die Verwaltung muss den Wohnungseigentümer_innenn jährlich bis spätestens zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode, das ist in der Regel der 31.12. eines jeden Jahres, eine Vorausschau erstellen. Dies muss den Wohnungseigentümer_innen sowohl durch Übersendung (Post, E-Mail) als auch durch Hausanschlag zukommen. Die Vorausschau muss die in absehbarer Zeit notwendigen, über die laufende Instandhaltung hinausgehenden Erhaltungsarbeiten sowie die in absehbarer Zeit geplanten Verbesserungsarbeiten, die dafür erforderlichen Beiträge zur Rücklage sowie sonst vorhersehbare Aufwendungen, vor allem Bewirtschaftungskosten und die sich daraus ergebenden Vorauszahlungen enthalten.

Die Hausverwaltung muss die Zahlungstermine aller laufenden Zahlungen wie Vorauszahlungen, Miete etc. überwachen und bei nicht fristgerechter Zahlung diese einmahnen. Die Höhe der Vorauszahlungen etwa für Betriebskosten, muss gegebenenfalls angepasst werden. Versicherungsverträge müssen abgeschlossen, überwacht und allfällige Versicherungsschäden abgewickelt werden. Steuern und Gebühren müssen fristgerecht abgeführt werden.

Die Verwaltung hat alle die Eigentümer_innen-Gemeinschaft betreffenden Ein- und Auszahlungen entweder über ein für jede_n Wohnungseigentümer_in einsehbares Eigenkonto der Eigentümer_innen-Gemeinschaft oder über ein ebenso einsehbares Anderkonto durchzuführen. Die Führung eines gemeinsamen Kontos für mehrere Liegenschaften ist unzulässig.

Im Zuge dessen muss die Verwaltung eventuelle kommende Instandhaltungsmaßnahmen ankündigen und sich allgemein darum kümmern, dass diese rechtzeitig durchgeführt werden. Sie muss sich unaufgefordert um die Reinigung und Pflege des Hauses kümmern, die dafür anfallenden Kosten müssen aber vor der Durchführung den Eigentümer_innen gemeldet werden.

Die Hausverwaltung hat gegenüber den Eigentümer_innen eine Rechnungslegungspflicht. Außerdem hat sie die Pflicht, im Falle von Reparaturen, die über die laufende Instandhaltung hinausgehen, mindestens drei Angebote von Reparaturfirmen einzuholen und das günstigste zu wählen. Beabsichtigt der Verwalter/die Verwalterin den Abschluss eines Rechtsgeschäfts mit einer Person, die mit ihm/ihr durch ein familiäres oder wirtschaftliches Naheverhältnis verbunden ist, so hat er/sie die Wohnungseigentümer_innen auf dieses Naheverhältnis hinzuweisen. Sollte das Gebäudemanagement ein teureres Angebot bevorzugen, z.B. weil mehr Leistungen oder eine längere Garantie inkludiert sind, muss in einer Sitzung die Wohnungseigentumsgemeinschaft die Wahl entscheiden.

Für die Aufnahme eines Darlehens durch die Hausverwaltung ist grundsätzlich kein Beschluss der Eigentümer_innen-Gemeinschaft erforderlich. Im Verwaltungsvertrag kann dies vereinbart werden. Die Verwaltung muss die fristgerechte Rückzahlung der für eine Liegenschaft aufgenommenen Darlehen vornehmen. Da diese Rückzahlungen üblicherweise aus den Vorschreibungen an die Wohnungseigentümer_innen erfolgt, ist eine regelmäßige Überprüfung erforderlich, ob die Beiträge der Wohnungseigentümer_innen dafür ausreichen und diese gegebenenfalls angepasst werden müssen.

Die Verwaltung muss Einnahmen aus den allgemeinen Teilen der Liegenschaft an die Wohnungseigentümer_innen dem Verhältnis ihrer Anteile entsprechend aufteilen. Einnahmen aus einem Wohnungseigentumsobjekt müssen dem/der Wohnungseigentümer_in zugeteilt werden.

Hausversammlungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Beziehung zwischen Hausverwaltung und Eigentümer_innen.

Mindestens alle zwei Jahre muss die Verwaltung des Hauses eine Hauptversammlung einberufen, bei der die Eigentümer_innen über den Zustand des Hauses, Kostenänderungen oder zukünftige Investitionen informiert werden müssen und eventuelle Beschwerden oder Probleme gemeinsam diskutiert werden. Das ist auch dann erforderlich, wenn es keine besonderen Besprechungspunkte gibt. Tag und Zeitpunkt der Eigentümer_innen-Versammlung müssen so gewählt werden, dass möglichst viele Wohnungseigentümer daran teilnehmen können.

Spätestens zwei Wochen vor der Eigentümer_innen-Versammlung muss jeder Wohnungseigentümer schriftlich über den Termin informiert werden und die zur Beschlussfassung anstehenden Gegenstände bekanntgegeben werden. Diese Information muss an einer deutlich sichtbaren Stelle im Haus angeschlagen werden und jedem einzelnen Wohnungseigentümer übermittelt werden.

Über jede Eigentümer_innen-Versammlung muss die Verwaltung ein Protokoll anfertigen, indem zumindest die Teilnehmer_innen, die Abstimmungsergebnisse und die gefassten Beschlüsse angeführt sind. Dieses Protokoll muss allen Wohnungseigentümer_innen schriftlich übermittelt werden und an einer deutlich sichtbaren Stelle im Haus angeschlagen werden. Ergab eine Abstimmung keine Mehrheit für oder gegen einen Vorschlag, muss die Verwaltung diejenigen Wohnungseigentümer_innen, die nicht bei der Eigentümer_innen-Versammlung anwesend oder vertreten waren, gleichzeitig mit der Übersendung des Protokolls auffordern, sich dazu innerhalb einer bestimmten Frist zu äußern.

Wer eine Wohnung kauft, muss eine Rücklage zahlen. Diese dient dazu, in Zukunft anfallende Reparaturen zu begleichen. Die Verwaltung darf aber nicht frei über diese verfügen, sondern muss die Eigentümer_innen darüber informieren, wie das Geld verwendet wird bzw. wurde.

Des Weiteren hat die Hausverwaltung - soweit nicht anderes vereinbart oder beschlossen - dafür zu sorgen, dass ein höchstens zehn Jahre alter Energieausweis für das gesamte Gebäude vorhanden ist, und Wohnungseigentümer_innen auf Verlangen und gegen Ersatz der Kopierkosten eine Ablichtung desselben zur Verfügung zu stellen.

Die Verwaltung hat auf Verlangen jedem/jeder Wohnungseigentümer_in Auskunft über den Inhalt des Verwaltungsvertrags, besonders über die Entgeltvereinbarungen und den Umfang der vereinbarten Leistungen, und im Fall einer schriftlichen Willensbildung über das Stimmverhalten der anderen Wohnungseigentümer_innen zu geben.

Bei Mietwohnungen:

Die Hausverwaltung wird von den Eigentümer_innen beauftragt, indem ihr eine Vollmacht erteilt wird. Mieter_innen können der Verwaltung nicht kündigen, dies ist nur durch eine Mehrheit der Eigentümer_innen möglich. Wer eine Wohnung mietet erklärt sich laut Mietvertrag also auch mit der Hausverwaltung einverstanden.

Wer kommt für Reparaturen auf? Muss die Thermenwartung von Mieter_innen übernommen werden? Diese Fragen sorgen oft für Verwirrung.

Die Verwaltungsaufgaben sind bei Mietwohnungen im Grunde genommen dieselben wie bei Wohnungseigentum, allerdings dürfen neben den Betriebskosten die Kosten für Instandhaltungsmaßnahmen, wie z.B. Sanierungsarbeiten, nicht auf die Mieter_innen übertragen werden. Die Einnahmen aus den Mieten müssen diese Ausgaben decken.

Häufig führt diese Regelung zu Konflikten. Oftmals werden notwendige Arbeiten in den Wohnungen, wie z.B. das Beheben von leckenden Leitungen oder unzureichend arbeitende Warmwasserpumpen, möglichst lange hinausgezögert.

In solchen Fällen haben Mieter_innen nach mehrmaligem Auffordern, das am besten in schriftlicher Form per Einschreiben erfolgt, das Recht, eine Mietzinsminderung vorzunehmen. Allerdings ist dabei höchste Vorsicht geboten und es sollte unbedingt eine Beratung durch die Arbeiterkammer erfolgen, um auf der rechtlich sicheren Seite zu sein. Sonst besteht die Möglichkeit einer Klage durch die Hausverwaltung. Wer im Recht ist, kann die notwendigen Reparaturen beim zuständigen Bezirksgericht einfordern.

Immer wieder haben Schlichtungsstellen und der Konsumentenschutz mit dem Problem zu tun, dass Hausverwalter_innen oder Vermieter_innen die Wohnungen von Mieter_innen betreten. Die Bewohner_innen können sich dagegen wehren, da das eigentlich nicht erlaubt ist. Nur bei triftigen Gründen, wie z.B. einer Wohnungsabnahme nach einer Kündigung oder bei Gefahr in Verzug, darf die Verwaltung die Türe öffnen und eintreten. Das bedeutet nicht, dass Mieter_innen ein komplettes Zugangsverweigerungsrecht haben. Sind Reparaturen notwendig oder muss der Zählerstand abgelesen werden, hat der/die Bewohner_in Zugang zu gewähren, jedoch muss ein Termin vereinbart werden bzw. bei Bedarf ein Ersatztermin vorgeschlagen werden.

Bis spätestens 30.6. eines jeden Kalenderjahres muss die Verwaltung eine Betriebskostenabrechnung erstellen, die für Wohnungseigentumsobjekte üblicherweise in der allgemeinen Jahresabrechnung enthalten ist. In einem Miethaus muss sie für alle Mieter_innen zur Einsichtnahme aufgelegt werden. Mieter_innen können in die Belege einsehen und auf ihre Kosten Kopien anfertigen lassen.

Folgende Beträge müssen aufgegliedert sein: Wasser- und Abwassergebühren inkl. Wartungsgebühren, Kosten der Eichung, Wartung und Ablesung von Messvorrichtungen zur Verbrauchsermittlung, Rauchfangkehrerkosten, Kanalräumungskosten, Müllabfuhr, Schädlingsbekämpfungskosten, Beleuchtungskosten des allgemeinen Teils des Hauses, Kosten für Versicherungen, Kosten der Verwaltung/Hausbetreuungskosten, allfällige Abfertigungsrückstellung für Hausbesorger_innen

Weist die Betriebskostenabrechnung bei pauschalierter Einhebung ein Guthaben aus, muss dies den Mieter_innen bis spätestens 1.8. eines jeden Kalenderjahres gutgeschrieben bzw. zurückerstattet werden. Weist die Abrechnung einen Abgang auf, muss bis zu diesem Zeitpunkt eine Nachzahlung eingefordert werden.

Im Mietrechtsgesetz ist klar und zwingend geregelt, dass im Mietgegenstand grundsätzlich den Mieter_innen die Erhaltungspflicht trifft, ausgenommen bei sogenannten “Ernsten Schäden des Hauses” und bei einer wesentlichen Gesundheitsgefährdung, die vom Mietgegenstand ausgeht. Thema “Therme”: wenn diese mitvermietet wurde, trifft die Reparatur oder Ersatzpflicht die Vermieter_innen, die Servicekosten tragen die Mieter_innen.

Grundlage für Mieterhöhungen sind der Mietvertrag und das Gesetz. Die Hausverwaltung kann nur im Rahmen der Indexvereinbarung (Wertsicherung) oder im Zusammenhang mit Betriebskostenabrechnungen eine Erhöhung verlangen, wenn die dafür geforderten Voraussetzungen vorliegen.

Wenn Mieter_innen den Mietgegenstand beschädigen oder über das normale Ausmaß hinaus abgewohnt zurückstellen, darf die Hausverwaltung die Kaution der Mieter_innen einbehalten. Auch wenn jemand während des laufenden Vertrages die Miete schuldig bleibt, kann sich der/die Vermieter_in aus der Kaution bedienen und ein Auffüllen verlangen.

Sollten Sie noch weitere Fragen zum Thema Wohn- und Mietrecht haben, wenden Sie sich für eine kostenlose Beratung an die Expert_innen der Mieterhilfe vom Wohnservice Wien.

Bei Problemen mit Nachbar_innen, können Hausverwaltungen vermittelnd eingreifen. Wenn das Problem die Verwaltung selbst ist, sollte gemeinsam vorgegangen werden.

Vorgehen im Streitfall

Je mehr Parteien in einem Haus wohnen, umso mehr Konfliktpotential ist vorhanden. Wer mit dem Zustand der Wohnung oder der Erledigung der Instandhaltungsmaßnahmen nicht einverstanden ist, sollte unbedingt zuallererst das persönliche Gespräch suchen, bevor die Miete eigenständig verringert oder eine Klage eingebracht wird. Weigert sich die Hausverwaltung weiterhin, sollten sich die Mieter_innen oder Wohnungseigentümer_innen in einem nächsten Schritt zusammenschließen und als Einheit auftreten. Wer sich z.B. als Eigentümer_in gegen das Zahlen für einen neuen Spielplatz entscheidet, sollte vorab klären, ob auch die anderen Eigentümer_innen dagegen sind, denn nur dann ist eine Abstimmung überhaupt sinnvoll.

Kosten einer Hausverwaltung

Die Preise für die Hausverwaltung richten sich nach der Anzahl der zu betreuenden Wohneinheiten und nach der Größe der Immobilie. Im Schnitt liegen die Preise österreichweit bei ca. 3,30 Euro pro m², wobei Eigentümer_innen nicht nur für ihre Wohnfläche bezahlen müssen, sondern es werden auch die allgemein genutzten Flächen der Wohnungseigentumsanlagen mit einem Aufteilungsschlüssel auf die Besitzer_innen verteilt. Je nachdem, wo sich die Liegenschaft befindet, können die Preise aber auch deutlich höher sein. So ist es z.B. in Österreichs teuersten Städten Wien, Salzburg, Innsbruck und Kitzbühel der Fall.

Sollte es noch keine professionelle Liegenschaftsverwaltung geben, dann ist es sehr zu empfehlen, verschiedene Verwaltungen um ein Preisangebot zu bitten. Wichtig ist darauf zu achten, welche Leistungen inklusive sind. Wenn mehrere Eigentümer_innen gemeinsam entscheiden müssen, muss darüber abgestimmt werden. Erteilt ein_e Eigentümer_in den Auftrag ohne Einverständnis der Miteigentümer_innen, muss er/sie für die Bezahlung alleine aufkommen.